Hallittu tapa jakaa dokumenttiversioita

Haluat varmasti lähettää tiettyjä dokumenttiversioita esimerkiksi urakoitsijalle tai toimeksiantajalle ja sen jälkeen jatkaa työskentelyä dokumentin seuraavan version parissa. Samalla sinulla tulee olla käsitys siitä, mitkä versiot olet jo lähettänyt. Tai ehkä sinun täytyy julkaista tietyt dokumenttiversiot ja pitää dokumentin pääversio turvassa dokumenttiarkistossa. Webforumissa olemme ratkaisseet tämän siten, että voit luoda dokumenttikokoelmia, jotka voidaan jakaa muille käyttäjille tai ulkopuolisille tahoille. Asiakkaamme käyttävät dokumenttikokoelmia luodakseen lähtötasotiedot, lähettääkseen tulostustilauksia, julkaistakseen hyväksyttyjä dokumenttiversioita ja moneen muuhun tarkoitukseen:

  • samarbete_dokumentDokumenttikokoelman vastaanottaja voi vastata henkilölle, joka jakoi dokumenttikokoelman, esimeriksi kysyäkseen kysymyksiä.
  • Täydelliset lokitiedot varmistavat, että sinulla on täysi kontrolli siitä, kuka on saanut pääsyn kuhunkin dokumenttiin kokoelmassa.
  • Näet helposti, mikäli dokumentista on olemassa myöhempi versio. Jos ”omistat” dokumenttikokoelman, voit helposti korvata dokumentin viimeisimmällä versiolla.
  • Voit viedä dokumenttikokoelman metadatan.
  • Jos kopioit dokumenttikokoelmassa sijaitsevan dokumentin linkin, se johtaa sinut täsmälliseen dokumenttiin kokoelmassa.

Lue lisää dokumenttikokoelmista manuaalistamme.