Tuntuuko sinusta vaikealta tai jopa stressaavalta suunnitella projektia, koska tilanteet muuttuvat jatkuvasti, suunnitelma vanhenee nopeasti eikä vastaa enää nykytilannetta? Et ole yksin.
Projektin suunnittelu voi olla mielenkiintoista mutta samalla tosi hankalaa. Valmisteletpa sopimusta, suunnittelet rakennusprojektia tai kehität tuotetta, on helpompaa, jos sinulla on kaikki tarvittava tieto yhdessä paikassa. Seuraavassa tuomme esille tärkeimmät tekijät, joilla onnistut projektissasi.
1. Valitse oikea projektityökalu
Oletko kyllästynyt moniin erilaisiin työkaluihin? Haluatko kaikki projektin tiedot samaan työkaluun?
Projektityökalut voivat olla yksinkertaisia ja sopivia yksittäiseen projektiin, mutta projektipäällikkönä tarvitset laajemman ohjelman, joka tukee projektinsuunnittelua, viestintää, erilaisten tehtävien ja asiakirjojen seuraamista sekä riskienhallintaa.
Valitessasi projektityökalua harkitse web-pohjaista työkalua. Esimerkiksi Webforumilla voit jäsentää, budjetoida ja suunnitella projektin tehtävät, sekä resursoida ne. Projektit yhdistetään raportointityökaluun, jossa tietoja voidaan koostaa ja voit luoda raportteja tarpeesi mukaan.
Web-pohjaisella ohjelmalla voit ottaa käyttöön sellaisia palveluita ja moduuleja, joita tarvitaan juuri sinun projektissasi. Sinun ei tarvitse investoida omiin palvelimiin eikä ohjelman käyttäminen vaadi erityistaitoja tai ylläpitoa.
Lue lisää projektinsuunnittelusta.
2. Määrittele tavoitteesi
Selvitä itsellesi mitä haluat projektilla saavuttaa. Visualisoi tavoite ja määrittele hyödyt ja vaikutukset, jotka on saavutettu, kun projekti päättyy. Pyri olemaan mahdollisimman tarkka, kun määrittelet tavoitettasi. Tavoitteen täytyy olla selkeä, mitattava, realistinen ja aikaan sidottu. Varmista, että olet ollut yhteydessä kaikkien keskeisten sidosryhmien kanssa niin, että todella ymmärrät mitä he haluavat saavuttaa.
Seuraavassa vaiheessa määritellään aikataulut, vaiheet ja tehtävät. Projektipäällikön täytyy joka vaiheessa varmistaa, että projekti etenee kaikilta osin suunnitellusti.
3. Aloita suunnittelu
Tavoite ilman suunnitelmaa on vain toive! Suurin osa suunnittelusta tehdään ennen projektin aloittamista, mutta odottamattomien muutosten ja olosuhteiden vuoksi suunnittelua tarvitaan myös toteutusvaiheen aikana. Tee aluksi yksinkertainen suunnitelma ja täydennä sitä yksityiskohdilla.
Projektipäällikön täytyy varmistaa, että oikeat resurssit ovat oikeissa paikoissa ja ne riittävät tehtävän hoitamiseen. Webforumissa voit käyttää erilaisia toimintoja organisoimiseen, jotta voit työskennellä tehokkaammin ja jäsennellymmin. Esimerkiksi resurssienhallinnan toiminnolla saat selkeän visuaalisen kuvan resurssien käyttöasteesta, mikä mahdollistaa resurssien optimaalisen kohdentamisen. Voit helposti arvioida resurssien saatavuuden ja nähdä vapaana olevat resurssit filtteröimällä niitä esimerkiksi yksikön tai roolin mukaan.
Lue lisää resurssienhallinnasta.
4. Seuraa tehtäviä
Tuntuuko sinusta, että on vaikea saada hyvä yleiskuva laajan projektin toiminnoista? Projektissa on usein monia toisistaan riippuvia tehtäviä ja ne voidaan suunnitella eri tavoin. On tärkeää olla jatkuvasti ajan tasalla siitä, mikä on selvää tai epäselvää. Jos projektisi toimii maantieteellisesti eri paikoissa ja siinä on mukana useita eri organisaatioita, viestintä voi olla ongelma johon on puututtava.
Projektipäällikön on varmistettava, että projekti on aina päivitetty ja koordinoitu muuttuneiden tavoitteiden mukaisesti. Usein vaaditaan runsasta viestintää kaikkien osapuolten kesken, jotta projektipäällikkö kykenee hallitsemaan projektin muutoksia ja tietää mitä on tulossa.
5. Raportoi ja hallinnoi
On tärkeää seurata virheraportteja ja muutospyyntöjä. Jos huomaat, että projektiryhmällä on paljon virheraportteja, sinun täytyy ensin selvittää miksi näin tapahtuu. Tarvittaessa voit lisätä tiimin jäseniä tai vähentää tehtäviä.
Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa, hallita ja vähentää projektin riskejä. Webforumin riskimoduulissa voit luokitella riskejä todennäköisyyden ja seurausten perusteella ja saat riskiarvon graafisena kuvana. Tärkeintä hallita riskejä. Yhdistämällä riskejä konkreettiseen toimintaan ja vastuuttamalla ne järkevästi, voidaan projektin riskejä vähentää tai jopa poistaa.
Lue lisää riskienhallinnasta.
Haluatko tietää enemmän Webforumista? Tilaa Online-esittely tai kokeile ilmaiseksi,
sopiiko Webforum sinun tarpeisiisi.