Rakennusalan projektituen peruskurssi

Digitalisaation kehittyminen on rakennusalalla tavattoman tärkeää. Alan toiminta perustuu suuressa määrin projekteihin. Rakennusalalla suuren projektin johtaminen ja hallinnoiminen vaatii tietoa rakennussäädöksistä, aikatauluista, ulkopuolisista toimijoista, laadunvarmistamisesta ja talouden seurannasta. Rakennusprojekti voi sisältää lukuisia eri vaiheita ennen kuin rakennus on valmis ja voidaan luovuttaa. Näiden kaikkien vaiheiden hallitsemisen apuna voidaan käyttää järjestelmää tai alalle räätälöityä projektityökalua.

projektstöd för bygg

Mikä on projektijärjestelmä?

Projektijärjestelmä tai projektityökalu voidaan määritellä vaikka kirjastoksi, jossa kaikki dokumentit on yhdistetty rakennusprojektiin ja ne on varastoituna jäsenneltyyn ympäristöön. Projektijärjestelmään on tallennettuna kaikki asiakirjat, laskelmat ja sopimukset. Rakennusprojektissa tapahtuu paljon muutoksia työn aikana ja on tärkeää, että kaikki projektiin osallistuvat saavat pääsyn tärkeisiin dokumentteihin ja piirustuksiin. Jotta pääsy dokumentin viimeisimpään versioon tai projektin tilaraporttiin olisi mahdollisimman helppoa, valitaan usein pilvessä oleva projektijärjestelmä. Esimerkki sellaisesta järjestelmästä on Webforum, jonka dokumentinhallinnan, projektisuunnittelun, aikaraportoinnin, projektitoimiston ja tapausten hallinnan toiminnoilla säästetään sekä aikaa että resursseja. Webforum on yksi esimerkki monipuolisesta projektijärjestelmästä, jota käytetään mm. rakennussektorilla.

Rakennusprojektin dokumentinhallinta

Dokumentinhallinnalla tarkoitetaan dokumenttien ja muiden sähköisten tiedostojen hallinnointia. Rakennusprojektissa syntyvä tieto tarkoittaa pääasiassa dokumentteja. Jokaiseen dokumenttiin kuuluu sen ominaisuuksien kuvaus. Näitä kuvauksia kutsutaan ”dokumentin metadataksi”. Rakennusalan dokumentinhallinta käsittää hyvin suuria määriä tietoa ja tiedostoja, joihin täytyy olla pääsy kaikilla projektiin osallistuvilla ja tietyissä tapauksissa myös ulkopuolisilla toimijoilla. Metadata on tärkeää tekijä tehostamaan dokumenttipohjaisia hakuja, antamaan nopeammin oikean osuman oikeaan tietoon ja luomaan selkeän kuvauksen dokumentin sisällöstä.

Intensiivisin dokumenttien hallinnointi tapahtuu rakentamisvaiheessa silloin, kun rakennus saa lopullisen muotonsa. Koska mukana on useita toimijoita eri yrityksistä ja erilaisia käytössä olevia järjestelmiä, on tärkeää, että dokumenttien luokittelu on tehty samalla tavalla, jolloin dokumentti tarkoittaa samaa kaikille mukana oleville.

Dokumenttityypit

Rakennusalalla työskennellään erilaisten dokumenttien ja tiedostojen kanssa, esimerkiksi mallien tai piirustusten parissa. Dokumenttityyppejä voidaan jakaa seuraaviin kategorioihin:

  • Hallinnolliset dokumentit – dokumentit, joita käytetään rakennusprojektin tukitoimiin
  • Tekniset dokumentit – dokumentit, jotka kuvaavat rakennustyötä ja prosesseja, niiden muodostamista, seurantaa ja käyttöä
  • Juridiset ja taloudelliset dokumentit – dokumentit, jotka vaikuttavat projektin taloudellisiin ja juridisiin seikkoihin
  • Referenssidokumentit – erilaiset ulkopuoliset dokumentit, joita voidaan käyttää tietolähteenä rakennusprojektin aikana

ÄTA hantering-322839-edited-334488-edited

Aikaraportointi

Rakennusalalla kaikki mukana olijat raportoivat aikaa. Aikaraportointityökalulla on mahdollista kirjata työaikaa sekä kirjoittaa kommentteja, muistiinpanoja ja päiväkirjamerkintöjä jokaisesta rakennusprojektista. Monet työkalut ovat nykyään pilvessä, jolloin työajasta voidaan raportoida puhelimella tai tabletilla, jopa paikan päällä työkohteessa.
Sähköinen aikaraportointi helpottaa taloushallintoa, koska se voi ottaa valmiita palkkatietoja ja aikaraportteja suoraan järjestelmästä.

Tapausten hallinta

Tapausten hallinta on tärkeä osa rakennusprojektia. Tapauksia voidaan hallita manuaalisesti tai digitaalisesti. Manuaalinen käsittely on tehottomampaa ja on lähes mahdotonta nähdä trendejä tai analysoida tehdyn työn laatua. Digitaalinen tapaustenhallinta tarjoaa paremman mahdollisuuden työn seurantaan, on vähemmän henkilöriippuvaista ja antaa paremman kontrollin työskentelystä. Tapaustenhallintajärjestelmällä voidaan hallita selvästi useampia tapauksia ja samalla luokitella esiintyvät virheet

Projektituen kriteerejä rakennusalalla

On olennaista, että käytössä oleva järjestelmä on sellainen, jonka kaikki ymmärtävät ja näkevät sen käytön hyödyn. Usein rakennusprojektiin osallistuu monia osapuolia, mikä luo haasteita kommunikointiin sekä oikeuksien ja tiedostojen jakamiseen omien ja ulkoisten osallistujien kesken. Tätä helpottaa sujuva tiedostojen jakaminen, oikeuksien hallinta ja tehokas dokumenttien katseluohjelma, jossa monimutkaisia tiedostoja voidaan tarkastella. Tukea tulee olla myös 3D-mallien, BIM:n ja DWG:n parissa työskenneltäessä.

Kaikkien jotka osallistuvat rakennusprojektiin, täytyy käyttää samaa järjestelmää, jolloin varmistetaan kaiken tiedon säilyminen, vaikka joku sairastuu tai vaihtaa työpaikka kesken projektin.
Jos ajatellaan integraatiotarpeita, on tärkeää, että työkalu sopii myös niille, joilla on vähän mahdollisuuksia monimutkaiseen tietotekniseen kehittämiseen.   

Kun organisaatio valitsee projektityökalun, on tärkeä huomata, että maailma muuttuu. Vaatimukset, jotka järjestelmälle nyt asetetaan eivät ole samoja enää 2-3 vuoden kuluttua. Siksi on hyvä keskustella yhdessä toimijoiden kanssa, mitä toimintoja kehitetään tulevaisuudessa.

Untitled-design-5-400x200Lataa e-kirja: Näin valitset oikean projektityökalun rakennusalalle

 

 

Järjestys tuhansiin tiedostoihin

Esimerkkinä suurten tietomäärien organisoinnista ja hallinnasta rakennusalalla on Tyréns. Tyréns on yksi Ruotsin johtavista yhdyskuntarakentamisen konsulttiyrityksistä, joka luo kestävän kehityksen ratkaisuja kaupunkirakentamiseen ja infrastruktuuriin.

Tekemällä yhteistyötä Webforumin kanssa Tyréns varmistaa pääsyn Internet-pohjaisiin projektiportaaleihin, joita voidaan myös käyttää rakennusten ja tilojen hallintaan. Tyréns suorittaa tuhansia tehtäviä vuosittain ja heidän asiakkaansa voi olla kunta, liikennelaitos tai esimerkiksi tehdas. Projektituki auttaa heitä saamaan paremman rakenteen suurten tietomäärien hallintaan käyttäjäystävällisellä, nopealla ja hallitulla tavalla. Projektiportaalin on toimittava joustavasti koko ajan ja oltava avoinna kaikille projektin jäsenille. Stefan Persson Tyrénsiltä työskentelee asiakastietojen hallinnan parissa.

”Jos projektissa on tuhansittain dokumentteja, niin kuin meillä on tietyissä tapauksissa, täytyy tietoa sekä löytää että hallita sujuvasti. Me Tyrénsillä voimme olla itse aktiivisia projekteissa ja auttaa asiakasta luomaan hyvän rakenteen tietojenhallinnalle siten, että projekti etenee sujuvasti, eikä tarvita erillistä projektia vain siksi, että saadaan kaikki tieto kerättyä.” sanoo Stefan Persson, Tyréns AB:sta.

Digitalisoitumisen mahdollisuudet rakennusalalla

Asuntorakentaminen lisääntyy yhä ja uusia vaatimuksia asetetaan rakennussektorille. Monet projektit ovat monimutkaisia ja niihin osallistuu useita henkilöitä sekä rakennuksilla että konttoreissa. Fiksumpi ja tehokkaampi työskentely viedään läpi projektityön kokonaisvalvonnalla tehokkaine laskelmineen, joilla valvotaan kustannuksia, työnkulkua ja alihankkijoita. Sen sijaan, että huone olisi täynnä kansioita ja piirustuksia, voidaan kaikki dokumentit koota yhteen työkaluun ja samalla seurata rakennusprojektin etenemistä.

webforum collaborate 2016

Ralennusprojekteihin liittyvää valvontaa on lisätty läinsäädäntömuutoksilla, kuten käännetty arvonlisäverovelvollisuus, veronumerorekisteri sekä ilmoittaminen työmaalla työskentelevistä työntekijöistä ja muista suorituksensaajista Verohallinnolle. Monessa rakennusalan työpaikassa, jossa tehdään yhteistyötä, on jo sähköinen henkilöstöluettelo. Henkilöstöluettelo on lista niistä, jotka tekevät yhteistyötä rakennuksella. Luettelosta ilmenee milloin he ovat aloittaneet ja lopettaneet kunkin työtehtävän. Henkilöstöluettelon tarkoitus on estää harmaa työvoiman käyttöä ja edistää rakennusalan tervettä kilpailua. Sähköinen henkilöstöluettelo voidaan yhdistää digitalisesti projektitukeen ja muokata käyttäjien tarpeeseen. Näin voidaan milloin tahansa ottaa järjestelmästä tilaraportteja ja analyyseja. Lue lisää rakennusalan harmaan talouden torjumisesta Verohallinnon sivuilta.

Me Webforumissa haluamme luoda tehokkaampaa yhteistyötä ja pitää huolta siitä, että kaikki tähtäävät samaan tavoitteeseen. Haluatko tietää miten voimme auttaa rakennusalalla työskenteleviä? Ota yhteyttä +358 44 980 4992 tai pyydä Online esittely nettisivuillamme.