4 viktiga steg för att välja rätt projektverktyg

Projekt påminner en hel del om segling. Oavsett hur erfaren kaptenen (projektledaren), eller besättningen (projektmedlemmarna) är, måste ändå skeppet (projektverktyget) leva upp till viktiga krav. Det är därför kritiskt att välja rätt projektverktyg från första början, så att du effektivt kan ro projektet i hamn tillsammans med hela teamet utan att ödsla onödig tid. Här ger vi dig 4 effektiva tips som hjälper dig att göra just det.

1. Verktygsval: vad har du för mål och krav?

Börja med att definiera tydliga mål, så får ni tydligare fokus för era projekt. Vad är det primära syftet eller de övergripande målen? Vad har ni för långsiktiga verksamhetsmål och vad ska införandet av projektet leverera? Vad har ni för drivkraft? Kommer projektverktyget enbart användas för ett projekt, eller eller ska det även klara av andra funktioner som förvaltning och linjeverksamhet?

Sätt specifika krav, tumma inte på ett enda. Du använder dig förmodligen redan av ett befintligt projektverktyg. Vad ser du för brister och begränsningar i det? Gör det arbetsprocessen mer komplicerad? Är det svårt att samarbeta i verktyget, och ger det dig en dålig överblick för projektet? 
Att utvärdera bristerna i ett befintligt projektverktyg kan göra det enklare att belysa kraven som just er verksamhet har. Här är några vanliga krav som både mindre och större organisationer och företag ställer på ett projektverktyg:

● Integrering med kommande system
● Utvärdering av integration från början till ett senare skede
● Intern drift (On-premise) som sköts av intern IT-avdelning
● Extern drift (SaaS/Cloud) som sköts externt
Både interna och externa användare (t.ex kunder) behöver tillgång

2. Utvärderingskriterier - testa dig fram till rätt val

Att testa olika projektverktyg är en av de viktigaste delarna i att välja rätt och gör att du enklare kan se om det möter dina krav. Kommer det flyta eller sjunka?
Tänk på följande utvärderingskriterier när du testar projektverktyg:

Användbarhet. Begränsa dig inte i ditt projektverktyg om du inte måste. Det gäller både för intressenter som ledning, projektkontor, projektledare och projektdeltagare, men även din verksamhet. Är det möjligt att välja ett verktyg som inte bara passar dina projekt men som även kan ersätta andra system? Då har du en “perfect match”!

Användarvänlighet. Som projektledare tar du ledningen, men delar också med dig av arbetsuppgifterna. Därför behöver du ett användarvänligt verktyg som är enkelt att hantera på daglig basis för alla användare: unga, äldre, teknikvana, mindre tekniska personer, kunder osv.

Säkerhet. Vad har din verksamhet för krav gällande säkerhet? Projektverktyget du väljer måste uppfylla dessa, men behöver också ha tydlig policy gällande dataåtkomst, delning och hur man uppfyller lagar/dataskyddsförordningar som GDPR. Detta är extra viktigt om projektet utförs inom EU.

Vill du ha fler tips? Ladda ner vår guide [PDF]: Så väljer du rätt projektverktyg för byggbranschen

bygg projektverktyg

3. Kostnad och pris - vad landar det på?

Grattis! Efter att ha satt upp tydliga mål och krav, samt testat olika projektverktyg, börjar ditt val bli mer verkligt. Det är dags att överväga den egentliga kostnaden.
Vad har du för budget? Behöver du alla funktioner eller endast några få som projektverktyget erbjuder? Förutom prisskillnader mellan olika projektverktyg skiljer sig även priserna för olika licensmodeller. Undersök dessa noga innan du väljer, så slipper du betala för sådant du inte använder.

OBS! Tänk dock på att du inte begränsa dig för mycket eftersom du kan behöva vissa funktioner i framtiden. Se därför till att undersöka möjligheterna att kunna “uppgradera” till en annan licensmodell om behovet finns.

Slutpris? Nästan, men inte än. Sist men inte minst behöver du noggrant väga kostnaderna mellan att ha ett projektverktyg mot att inte ha det. Dessutom är det viktigt att utvärdera kostnaderna som själva implementeringen kommer att innebära. Blir det plus minus noll? Eller är det en välgrundad investering?

4. Välkomna en enklare, effektivare arbetsstruktur för alla

Använder du dig av Excel-dokument i din projektledning? Du har säkert redan insett bristerna och upplevt frustrationen med att hela tiden behöva uppdatera och dela filerna via mail. Till en början får Excel jobbet gjort, och i mindre team kan det fungera. Men i och med att projektet växer, både i storlek och geografiskt, blir allt minst sagt “komplicerat” (läs rörigt).

Välj istället ett kraftfullt projektverktyg med funktioner för hantering av projekt, filer, risker, ärenden, resurser och mycket mer. Och kom ihåg - du seglar aldrig ensam i ett projekt! Därför är det viktigt att ditt projekt skapar värde för alla i projektet, från projektmedlemmar till projektledare, men även andra intressenter.

Mer hjälp att hitta rätt projektverktyg

Vill du veta mer om hur du kan ro dina projekt i hamn med ett kraftfullt projektverktyg anpassat för din verksamhet? Boka en demo så kan du testa vårt verktyg hands on och se vad de går för.

Ladda ner checklista vid köp av projektverktyg [PDF] om du vill ha flera tips.

checklista_projektverktyg-1