Därför ska du inte planera dina projekt i Excel

Excel upplevs ofta ett ont måste i många projekt. Finns det alternativ som minimerar riskerna för kostsamma misstag och förbättrar samarbetet?


excel projektplaneringUngefär en sjundedel av jordens befolkning använder Microsoft Excel. Det används flitigt av företag och organisationer, stora som små - från skolans värld till arbetsplatser inom byggbranschen. Faktum är att stora delar av världens ekonomi hanteras i Excel och med största sannolikhet även din och min lön. Utan att överdriva  kan man därför konstatera att Excel är ett av världens populäraste program.

Men det finns brister, stora brister.

Enligt flera studier uppges mer 88% av alla stora kalkylark i Excel ha grava fel i sig, något som kostar företag världen över miljontals kronor varje år. Det här är en anledning varför allt fler företag har valt att gå över från Excel till andra verktyg för att planera sina projekt. Här är några fler anledningar varför de har valt att göra just det:

1. Exkluderar medarbetare i dina projekt

Excel är långt ifrån ett populärt verktyg på alla företag, speciellt inte hos andelen personal som inte är vana användare. För dem är det ofta svårt att läsa av data och det finns även en rädsla att göra misstag. Till och med att öppna ett mail med en bifogad excel-fil kan vara en ångestfylld upplevelse. Det kan betyda att en stor grupp på företaget ofta inte är fullt delaktiga i olika projekt medan andra får dra ett tyngre lass.

Det är sant enklare inmatningar är något som de flesta kan lära sig i Excel. Men oftast är lärkurvan betydligt längre för användning av mer komplexa funktioner som värden och formler. Excel kan därför jämföras med en mosaiktavla: Det är en tydlig och enkelt bild på avstånd, men blir mer komplex ju närmre du går.

2. Hög risk för den mänskliga faktorn

Excel saknar automatiska processer för att kontrollera att din data stämmer. Lite förenklat innebär det att den data du knappar in är vad som kommer att anses vara korrekt, oavsett om det stämmer eller inte. Det här ökar risken för den “mänskliga faktorn” avsevärt, speciellt för företag med många olika kalkylblad med stora mängder data som hela tiden uppdateras.

Detta är minst sagt oroväckande inom byggsektorn där Excel används frekvent för att räkna ut arbetskostnad, uppskattning, redovisning och andra uppgifter som har en stor påverkan på ett företags resultat.

3. Försvårar samarbeten i team

Kalkylblad används ofta när man samarbetar mellan olika team. Problemet är att kalkylblad i Excel inte är designade för att spara historisk data, vilket innebär att denna går förlorad så fort de uppdateras. Detta ökar även risken att flera i teamet arbetar vidare med felaktig data eftersom man inte kan blicka tillbaka och kontrollera vilka ändringar som gjorts. Som du säkert känner till leder det här till otaliga kopior av samma kalkylblad som hela tiden behöver uppdateras.

Delning är en annan utmaning i Excel, något som är essentiellt för att kunna samarbeta i projekt. Även om det finns olika molnlösningar brukar det vara svårt att dela kalkylblad mellan flera medarbetare i många olika team. Och eftersom kalkylbladet oftast uppdateras har man sällan tillgång till den senaste versionen. Allt för ofta leder det till att kalkylbladet mailas ut veckovis, vilket ökar risken att den “tappas bort”medarbetarnas mejlkorgar.

4. Hantering av stora mängder data och säkerhet

Tänkt dig följande:
Du har arbetat med din Excelfil i veckor och är nästan klar. Allt du behöver göra nu är att copy-pasta in en sista lista så är du klar. Plötsligt kraschar hela programmet när du precis har klistrat in allt. Du får göra om igen eller felsöka vilken data som inte kom med. Känner du igen dig?

Excel är varken en databas eller ett projektstöd. Därför blir det otroligt slött när du försöker driva komplexa byggprojekt och arbeta med stora mängder data. Dessutom kan begränsningen av antalet celler göra att du förlorar viss data som du kopierats in i ditt kalkylblad från en annan källa.

Vänd blad - gå vidare till något bättre

Att gå ifrån Excel som verktyg för att planera projekt kan kännas som att kasta sig ut i det okända. Men faktum är att det finns många olika projektstöd på marknaden som gör jobbet bättre där flera är specifikt skapade för byggbranschen som exempelvis Webforum.

Här några fördelar med att använda sådana plattformar:
- Förbättrat samarbete och kommunikation

  • Tydlig överblick med kontroll på detaljerna
  • Hög säkerhet
  • Tilldelade roller och behörighet
  • Möjlighet att upptäcka problem och kontrollera risker som kan leda till förseningar och oförutsedda kostnader

En av de största skillnaderna mellan att planera projekt i Excel och använda ett projektvstöd är att du och ditt team kan samarbeta i realtid, alltid med senaste versionen till hands. Detta förbättrar arbetsflödet dramatiskt och minskar onödig tidsåtgång att “hitta rätt fil”. Och med fullständig historik är det lätt att följa alla åtgärder och händelser så att man har koll på läget.

Projektstöd som Webforum har även många andra funktioner som helt saknas när man planerar sina projekt i Excel som exempel möjligheten att skicka rapporter till alla deltagare i realtid, strukturerad dokumenthantering eller statusuppdatering för alla i projektet.

Läs mer: Projektverktyg för byggbranschen

Det bästa är att ställa sig frågan: “vilka funktioner som är viktiga för just vår verksamhet?. Jämför sedan dessa med funktionerna i Excel för att få en tydlig bild vad som är effektivast för framtida projekt.

Ladda ner: Så väljer du rätt verktyg för byggbranschen

projektverktyg bygg