Flytta jobbet och teamet online - några av mina tips!

Vi är i en unik situation. Ingen gång i historien har så många människor tvingats till isolering vilket skapar både utmaningar och möjligheter. Nu jobbar vi många hemifrån och jag vill därför dela några av mina tips för virtuella team. Jag har jobbat med team på andra platser och virtuella team i mer än tio år. Det finns mycket att tänka på både som ledare och medlem. Detta kanske inte är en topplista men några saker som kan vara bra att tänka på.

laptop-1205256_640
1. Skapa struktur och dela upp din tid. När man jobbar hemma under längre tid är det extra viktigt att skapa struktur i sina dagar. Börja och sluta arbetet samma tid varje dag om det går. Ni är fortfarande ett team och jobbar tillsammans även om ni inte är på samma ställe. Checka in med kollegorna när du "kommer till jobbet" och berätta när du stänger ner för dagen. Försök motstå frestelsen att jobba dygnet runt eller att utföra hemsysslor under arbetstid. Jag skriver upp saker som ska göras hemma så jag kan släppa tanken på det under arbetstid.
 splash_image_842x337-1
2. Ta kontroll över förväntningarna. Se till att ni har ett verktyg för att ha koll på pågående arbete i teamet. En gemensam lista över pågående, stängt och planerat arbete ser till att alla vet hur vi ligger till just nu, vem som jobbar på vad och vilka leverabler som snart är klara. Om möjligt, se till att alla kan samarbeta i verktyget genom att lägga in sina leverabler, skriva frågor till varandra och gruppen, och kommentera på arbetsuppgifter. I min grupp använder vi t ex både ärendelistor och vårt nya verktyg för arbetsuppgifter i Webforum för att ha koll på våra åtaganden.

 

risk rapportering
3. Statusmöten på morgonen. Kommunikation är den absolut viktigaste komponenten i samarbete. Lika viktigt som läget är för priset på bostäder. Vi jobbar agilt och har dagliga stå upp möten varje morgon där vi kort stämmer av status på pågående arbete och ev hinder som stoppar arbetet just nu. Om möjligt försöker vi göra ett åtagande för dagen (exempelvis: idag ska jag skriva klart blogginlägget om virtuella team). Skriv ner i ert gemensamma verktyg om det har fattats beslut eller upstått hinder runt en arbetsuppgift så ni vet varför vissa saker inte rör sig. Det här är också ett utmärkt tillfälle att kommunicera runt ändrade prioriteringar. För att man ska orka ha mötet varje dag är det viktigt att inte ta diskussioner i statusmöten utan lämna dem till senare.
 

projektledning
4. Bryt ner jobbet! För att få arbetsdagen att flyta på är det viktigt att bryta ner arbetet i mindre delar som går att bocka av. Det känns bra att få saker gjorda och  en gemensam bild av hur arbetet fortlöper gör teamet mer produktivt. Som ledare kan det vara frustrerande att inte ha en bra bild över läget men om arbetsuppgifterna är tillräckligt små för att bockas av kontinuerligt får man en känsla av flödet. En bra tumregel kan vara att en arbetsuppgift ska kunna stängas på en eller ett par dagar.
 Screenshot 2020-03-26 at 18.08.56
5. Ha kul! Normalt i tipslistor brukar den här punkten ligga som en knorr på slutet. Men team som har kul ihop kommunicerar lättare och kommunikation... (se punkt 3) Skapa t ex en tråd i ert kommunikationsverktyg (vi använder konversationer i Webforum) och dela upplevelser av konstiga saker som hände utanför ert fönster idag. Eller kattbilder. Att se till att medlemmarna i gruppen känner sig trygga tillsammans och inkluderade bygger tillit och gör det lättare att förstå varandra. Varför inte avsluta veckan med en virtuell AW?
 samarbete
6. Skapa tillit. När man jobbar hemma kan det kännas som man har dålig insyn i andras arbete. Att inte se sina medarbetare kan göra att man börjar tro att de gör mindre jobb. Berätta ärligt när du är upptagen med annat för att skapa transparens och tillit. När ni har onlinemöten se till att ställa frågor om det behövs och gör inte annat samtidigt. Uppmuntra dina kollegor att sätta på kameran för webbmöten (om ni har bandbredd). Om ni ser varandra kommer era möten kännas verkligare.
collaboration
7. Gör det lätt. Genom att använda en plattform där alla dokument, ärenden, arbetsuppgifter etc kan nås hemifrån har ni redan byggt grundförutsättningen för att jobba på distans: ett virtuellt kontor där förväntningarna kan hanteras, kommunikationen flöda och där leverablerna blir tydligt synliga.
 samarbete_dokument-054010-edited
8. Minimera risken i en oberäknelig verklighet. Vi lever just nu i en verklighet där alla tänker riskminimering så se till att viktig information inte sitter fast i enskilda personers inkorgar eller hårddiskar. Ladda upp viktiga dokument till en gemensam onlineplattform så att ni kan fortsätta jobba även när en i teamet är sjuk eller inte tillgänglig. Så länge status tydligt är "utkast" och vi följer riktlinjer för behörighet och versionshantering så kan även arbetsdokument ligga online. Med Webforums plugin och Office Oline integration är det enkelt att jobba med dokumentet direkt från din webbläsare.

riskhantering projekt9. Glöm inte gymonsdagen! Fysisk aktivitet boostar kreativiteten och produktiviteten. Ta en promenad på lunchen eller gör en onlineyoga innan du börjar jobba. Uppmuntra teamet att gå ut i friska luften varje dag.
 
Jag hoppas att tipsen hjälper er med den tillfälliga omställningen. Kom ihåg att prata med varandra: kolla om någon är särskilt orolig och behöver ventilera eller har praktiska bekymmer du kan hjälpa till med.
 
Vi kommer klara den här pandemin tillsammans! Samarbete är människans styrka så låt oss göra det bästa av den situation vi har, lära oss att samarbeta på distans och ta hand om varandra.
 
Teamet på Webforum genom Karolina