Hur man skapar en vattentät projektplan steg för steg

En projektplan är livsviktig för ett lyckat projekt, inte minst för dig som är projektledare och dina intressenter. Hur annars ska de få reda på när projektet ska levereras, hur mycket det kommer att kosta och hur det kommer att levereras, om det inte fanns en tydlig projektplan?

projektplan-1

För dig som projektledare innebär en tydlig projektplan att du kan möta budget, viktiga deadlines och kvalitetssäkra att projektet lever upp till förväntningarna - något som är omöjligt att veta om det inte finns något att mäta mot.

Men att skapa en projektplan kan kännas som ett mastodontprojekt. Var börjar man ens? Och hur underlättar man arbetet med att skriva själva projektplanen?

Läs mer: Ny som projektledare? Här är 5 tips du inte får missa!

Börja med briefen

Innan du sätter tänderna i projektplanen behöver du börja med projektets brief. Enkelt uttryckt: Vad är det du vill göra och uppnå?

Om man inte förstår projektets mål och briefen är det omöjligt att kunna leverera önskade resultat eller ens förstå vilka dessa är. En bra brief bör därför svara på åtminstone följande frågor:
- Varför genomför vi projektet?
- Vad kommer att levereras?
- När ska projektet och de olika delarna vara klara?
- Hur går vi tillväga? Vilka metoder används?
- Vem utförs projektet för?

Läs mer: Så väljer du projektverktyg som bostadsutvecklare

bostadsutveckling_1

1. Definiera ditt arbetsflöde

Skriv och rita upp ditt projekt i grova drag från början till slut. Kartlägg varje fas i projektet och vilka aktiviteter och uppgifter som troligtvis behövs inom varje fas för att färdigställa projektet.

Motstå frestelsen att bli för specifik! När du skapar din projektplan kommer du automatiskt vilja gå in i detalj för hur olika uppgifter ska kunna slutföras (du kommer känna hur det kliar i fingrarna). Men kom ihåg att i det här skedet är ditt fokus att definiera arbetsflödet i sin helhet, inte lägga till specifika uppgifter eller milstolpar. Det kommer senare. Tänk istället hur olika uppgifter kan grupperas ihop inom varje fas i projektet.

Hur kommer man igång? Skriv, skriv, skriv och åter, skriv! Låt fingrarna löpa över tangentbordet. Det behöver inte vara korrekt eller rättstavat, det viktiga är att du börjar. Att ordna idéer och tankar kan du göra senare.

Läs mer: 4 viktiga steg för att välja rätt projektverktyg

2. Gör din hemläxa - nu är det dags för utförlig research!

Innan du börjar skapa din projektplan på riktigt behöver du dra i bromsen och se till att du har all information du behöver. Ja, det är dags att dyka in i all relevant information, dokumentation och kommunikation som rör ditt projekt. Din research måste vara grundlig. Därför behöver du göra mer än att bara skriva ut eller läsa igenom allt material; ställ frågor innan du accepterar något som en del av din projektplan. När du gör din efterforskning för din projektplan kommer du med största sannolikhet att vara ansvarig för att ha en grundlig förståelse av:
- Projektets mål
- Dina klienter/intressenters behov och förväntningar
- Sammansättningen av ledningsgruppen och processer vid beslutsfattning

3. Bryt ner!

Redo att gå ner på detaljnivå? Bryt ner projektets delar till mindre underkategorier/uppgifter som inte är längre än ett par dagar vardera. Det här gör det lättare att identifiera steg som saknas och det blir även enklare för ditt team att uppskatta uppgiftens omfattning. Att definiera arbetsflödet och göra efterforskningar är som att välja ut ramen för en tavla och sedan införskaffa de rätta färgerna. Nu är det dags att lägga penseln mot kanvasen och jobba med konturerna. Bryt ner alla uppgifter så mycket som det går. Det här gör det mycket enklare att kunna uppskatta hur mycket tid varje del kommer att ta. I realitet betyder det: uppgifter -> underkategorier -> under-underkategorier och hur mycket tid dessa tar separat och tillsammans under varje del.

4. Fråga mycket, gissa aldrig

Ta hjälp av ditt team för att kunna uppskatta tidsåtgången. Det gör du enklast genom att ge ditt team rätt sammanhang och en ungefärlig summa att utgå från. Dela antaganden, samt olika beroendeförhållanden som finns mellan parter, och bena ut vem som kan göra vad och när. 

Det är lätt att gissa, speciellt när man är under press och är stressad. Men att gissa sig till hur lång tid olika delar kommer att ta i din projektplan är ingen bra plan. Som projektledare är det dessutom du som bär ansvaret för det som står i projektplanen gentemot andra intressenter - så fråga istället, gissa aldrig. Ta samarbetet till nästa nivå med hjälp av ett neutralt platform, som till exempel Webforumdär man enkelt kan kommunicera, dela information och dokument i realtid. 

Läs mer: Nyckeln till en lyckad projektplanering för byggföretag

5. Fortsätta fråga, gräv djupare

“Varför” och “hur” är dina bästa vänner. Använd dessa frågor för att hjälpa dina projektdeltagare att tänka igenom sina antaganden och se efter om det finns några möjligheter att effektivisera. Detta hjälper dig att säkerställa att du verkligen förstår vad som är inkluderat.
Det kan finnas många fallgropar med att endast fråga hur lång tid en isolerad händelse kommer att ta. Du och dina medarbetare behöver förstå helheten, själva kontexten kring deras uppskattning. Ifrågasätt (på ett respektfullt och vänligt sätt) hur personen kom fram till sin tidsuppskattning baserat på sin tidslinje. När du gör det märker du att det ofta är delar som deltagaren glömt att ta med och du kommer att förstå beroendena mellan de olika uppgifterna bättre.

Ladda ner e-bok: Framgångsrik ledning av komplexa projekt

komplexa projekt

6. Har du tid för ändringar?

Ändringar i ett projekt är oundvikliga. Så planera in regelbundna omgångar med ändringar, både internt och för dina kunder. I skapandets och skrivandets stund kan det vara svårt att pausa och ta tid för ändringar. Men ändringarna kommer, oavsett om du vill det eller inte. Så gör rum för dem istället! Ledninggruppen och intressenter (oavsett hur nära ni är) kommer att vilja säga sitt om projektet. Om du planerar in regelbundna omgångar för ändringar där du bjuder in samtliga parter blir det enklare att genomföra ändringarna.

7. Planera för att inget går som planerat

Ett projekt går inte alltid som planerat. Därför behöver du mer än att bara hoppas på det bästa, att plan A kommer hålla. Du behöver en Plan B, och kanske en plan C också.

Nu när du är mitt uppe i att skapa din projektplan befinner du dig i en hårfin balans mellan optimism och pragmatism. För att din projektplan ska vara framgångsrik behöver den kunna mildra oförutsedda händelser. Det måste alltså finnas en lösning redo innan dessa potentiella risker inträffar. Du behöver skapa en Plan A, Plan B och Plan C, helt enkelt.

8. Tänk på avslutningen, gör det snyggt

Att avsluta ett projekt kan vara komplicerat. Ge rum i din projektplan för projektets avslutande faser: Ladda upp innehåll, kvalitetssäkring, tester, godkännanden, DNS-ändringar och distribution till produktion.

Avslutningen av ett projekt kan verka vara det enklaste att planera. “Det är bara att knyta ihop påsen så är vi klara!”. Inte riktigt. Det är oftast i slutfaserna av ett projekt som man förstår den fulla innebörden och de olika beroendeförhållanden som råder mellan uppgifterna. Därför är en väl utförd projektplan A och O för en snygg avslutning, där man kan leverera önskade resultat och avsluta projektet ordentligt.

9. Gå igenom och optimera efter projektet

Att gå live är inte projektets slut. Kom ihåg att ta med en del i din projektplan för testning och analys för att kunna mäta utförande, göra eventuella optimeringar och för att utvärdera.

En av de vanligaste delarna som glöms bort i en projektplan är den efter att ett projekt har gått live. Och det är inte så konstigt. Nu har vi äntligen lanserat projektet, och det med bravur. Men se till att inte missa att planera in schemaläggning för effektiv avslutning i din projektplan. Många projektplaner avslutas med en enda milstolpe - själva lanseringsdatumet för projektet. I själva verket borde slutet av den första fasen bara markera början av en ny.

10. Milstolpar och referensplan

Använd milstolpar för att se om projektet är i fas och för att tydliggöra viktiga datum för intressenter. Övervaka utvecklingen genom att jämföra din referensplan med originalplanen.

Som projektledare behöver du kunna övervaka projektet steg för steg och se till att alla har en tydlig bild av hur projektet ska utvecklas och drivas framåt. Det gör du enklast genom att fylla din projektplan med milstolpar. På så vis kan alla snabbt och enkelt se om projektet är försenat. Milstolparna bör finnas med genom hela projektet, från start till stopp, så att även intressenterna kan se om man möter viktiga deadlines.

Har du fått en tydligare bild vad din projektplan ska innehålla? Kliar det i fingrarna till och med? Bra! Då är du redo att börja skapa en vattentät projektplan, steg för steg.

Läs mer: Kasta inte bort möjligheten till effektiv uppföljning av projekt