Så skapar du effektiv kommunikation genom hela projektet

kommunikation1

Att vara otydlig är dyrt. Det visar flera undersökningar från Svensk Byggtjänst som pekar på den växande kostnaden av bristande kommunikation i byggbranschen som nu ligger på över 40 miljarder kronor varje år (!).

Det är alltså två broar till Öresund, tre Karolinska universitetssjukhus eller 20 stycken finlandsfärjor, ja kanske till och med nästan hela nya Slussen?

Varför denna dyra prislapp? Ofta handlar det om till synes “mindre problem” som medför stora konsekvenser, till exempel otydliga anbud och andra handlingar, eller att alla parter inte fått samma information.  

Låt oss titta på vikten av effektiv kommunikation genom projektets gång och hur man bygger denna tillsammans med sina medarbetare.

Vad gör kommunikationen effektiv i ditt projekt?

Man kan kommunicera mycket, och man kan kommunicera lite. Men man kan även kommunicera rätt beroende på projektets status och specifika behov. Det är något som både du och dina medarbetare tjänar på.

Läs mer: Framgångsrik ledning av komplexa projekt

komplexa projektKommunikation med tydliga mål - en god start

Som projektledare är det viktigt att samla så mycket information som möjligt om projektets mål, deadlines, delresultat och vad som förväntas av varje deltagare. Dessutom är det viktigt att informera alla om vilken mjukvara och andra verktyg som ska användas samt hur/var/när möten ska hållas. 

Tips: Klargör syftet med kommunikationen redan i projektets början. Vem talar jag till och vad vill jag uppnå? När du känner dig målgrupp kan du anpassa strategin för din kommunikation därefter.

Under (projektets) gång, inte kommunikationens undergång

Att vara halvvägs in i ett projekt kan beskrivas lite som kommunikationens akilleshäl. I det här skedet upplever de flesta att risken är högre för att kommunikationen brister eftersom deltagarna nu är varma i kläderna och helt fokuserade på att göra sin del. Och med en stor organisation som är spridda geografiskt blir det här en ännu större utmaning.

Därför behöver projektledare använda ett effektiv verktyg som kan samla hela gruppen för att dela ritningar, dokument, Gantt schema mm.

Tips: Fortsätt att lägga stor vikt varför projektet ska genomföras, något som bör upprepas i princip genom hela projektet. Gör detta på ett intressant sätt genom storytelling via verktygen för intern kommunikation. Detta bygger engagemang och skapar dialog

Avslutning och lärdomar

När ett projekt avslutas är det lätt hänt att kommunikationen minskar. Men kom ihåg att de flesta intressenter är som mest aktiva i slutskedet av ett projekt och kan bedöma hur framgångsrikt det har varit baserat på kommunikationen mellan deltagarna. Som projektledare vill du därför inte lämna några frågetecken om kvaliteten eller engagemanget på insatsen som har gjorts - så fortsätt vara aktiv in i det sista.

Men kommunikationen slutar inte efter att projektet är avslutat. Kom ihåg att fortsätta kommunicera med teamet efter för att dra viktiga lärdomar för vad som gick bra, mindre bra och vad som kan bli bättre i framtiden.

Tips: Vid slutet av projektet är det extra viktigt att komma ihåg att dina medarbetare representerar ditt företag. För att de ska fortsätta tro på ditt företag är det viktigt att inspirera och involvera dem hela vägen till mållinjen så att de har samma glöd inför framtida uppgifter.'

Läs mer: Ny som projektledare? Här är 5 tips du inte får missa!

Skapa de bästa förutsättningarna för effektivt kommunikation

För att kommunikation ska vara och förbli effektiv behövs rätt kanal eller verktyg som alla kan arbetar i. Men nöj det bara första bästa för just din organisation! Ställ höga krav på ditt projektverktyg så att kommunikationen kan flöda fritt på ett organiserat sätt.

Digitala verktyg som Webforum gör att både interna och externa projektmedlemmar kan kommunicera på ett enkelt sätt i samma system. Här finns alltid de senaste uppdateringarna när man behöver dem, och med kommunikation i realtid minskar missförstånden dramatiskt.

För projektledare och andra medlemmar som behöver arbeta mer mobilt är det möjligt att hålla engagemanget uppe, oavsett om man är på kontoret eller ute på fältet.

Med relativt små medel går det alltså att undvika skenande kostnader som är ett resultat av bristande kommunikation inom komplexa och komplicerade projekt. Byggherrarna och byggentreprenörerna må vara de stora vinnarna, men även projektledare, projektdeltagare och intressenter gynnas av en väl fungerande plattform för kommunikation.