Ta kontroll över informationen i ditt byggprojekt

Vad är riskerna med okontrollerad informationshantering? Och hur skapar man ordning och reda snabbare för alla projektmedlemmar?

site-3555550_1280

Minnet är den saken du glömmer med”, skrev den amerikanska journalisten Alexander Chase. Att lagra all information i olika system eller spara allt i långa mejltrådar är som ett recept för att glömma och tappa bort. Dessutom gör det din verksamhet sårbar och försvårar samarbeten i projekt.

Tänk bara på de många olika momenten inom byggprocessen: förstudie, byggregler, tidsplaner, tillståndsgivande från myndigheter osv. Ja, hela arbetet med byggprojektet centreras kring viktiga filer som utan struktur och ordning gör det svårt att ha kontroll och få överblick.

Läs mer: Värdefulla funktioner för smartare samarbete i byggprojekt

Det är därför tydligt att struktur och ordning underlättar arbetet för både projektledare och projektmedlemmar, samtidigt som det innebär besparingar för hela företaget. Men att uppnå ordning och reda och att ha kontroll över information, är ingen parkpromenad. Det uppkommer en mängd nya frågor under byggprocessen och projektledare måste säkerställa att inget faller mellan stolarna.

Riskerna med okontrollerad informationshantering

Många byggprojekt fastnar i manuell uppföljning, inmatningsfel och kvalitetsbrister. Lagring av dokument i olika databaser, versionshantering och bristfällig spårbarhet kan orsaka problem när filer delas med interna och externa projektmedlemmar. Konsekvensen blir att din organisation inte längre har kontroll över information och möjlighet till ett strukturerat informationshantering. Det blir svårare att uppnå spårbarhet i beslutskedjan och framtidssäkrad förvaltning av dokumentation. 

Här är bara några av risker kopplade till okontrollerad informationshantering:risk rapportering


  • Information faller mellan stolarna och projektmedlemmar missar viktiga ändringar
  • Projektmedlemmar slösar mycket tid på att leta efter rätt information
  • Flera olika versioner av samma information ökar risken för missförstånd och att teamet agerar fel

 

Så skapar du ordning och reda med rätt verktyg

Val av verktyg

Att jobba i ett byggprojekt innebär en process av aktiviteter som är beroende av varandra och som skall genomföras i rätt tid. Det handlar om att kunna samarbeta, organisera, planera och att ha fortlöpande koll. Ju större projektet är, desto svårare är det att ha kontroll över all information och alla dokument.

Ett heltäckande verktyg som t. ex. Webforum gör det möjligt för alla projektmedlemmar att tillgång till samma, uppdaterade och kvalitetssäkrade information. Du som projektledare får alltid en samlad bild över löpande ändringar och alla aktiviteter som har utförts.

Läs mer: Projektplanering

Genomtänkt struktur

Underlätta samarbete för alla deltagare genom att använda en genomtänkt struktur för informationshantering i alla dina projekt. Med hjälp av funktioner som dokument- och filsamlingar, granskning, versionshantering, metataggning och klassificering i en och samma lösning sparar du både tid och resurser.

2Skapa ordning och reda genom följande:

Mappstruktur och mallar

Mallar och mappar ger dina projekt samma struktur och underlättar för projektdeltagare att lättare hitta dokument och filer.

Dokumenttyper

Gruppera modeller, byggkontrakt, ritningar och andra dokumenttyper. Kom ihåg: Vilka dokumenttyper man har kan skilja sig från projekt till projekt.

Metadata

Skapa information som beskriver dina filer som t.ex skala, filnamn, datum och mycket mer. Metadata ger dig en bättre överblick och mer kontroll i projekt, mappar, ärenden och dokumenttyper. Alla projektmedlemmar kan spara tid och komma åt information snabbare.

Ladda ner e-bok: Framgångsrik ledning av komplexa projekt
komplexa projekt