Vanliga fallgropar inom statusrapportering

Varför är det viktigt med statusrapportering i ett projekt? Och vilka fallgropar finns det?
reporting

En viktig komponent för att du som projektledare ska lyckas ha en överblick över projektet är att löpande beskriva status, risker, öppna frågordokumentera det ni gör. Det är ett sätt att hålla reda på framsteg, men också för att identifiera risker och kommande utmaningar under projektets gång.

Därför är det viktig med statusrapportering

Statusrapportering är en stor del av projektdokumentationen och en bra början för ett kontinuerligt informationsflöde under hela processen.

• För dig som är projektledare är det extra viktigt med statusrapportering då det är en viktig grund för att kunna följa planen och se när man avviker.
• Hjälper dig att se till att ni följer projektplanen.
• Kontinuerlig statusrapportering behövs för att ge intressenter information om projektet. Kommer projektet levereras i tid? Är målen rimliga? Vilka framsteg har skett i veckan eller under den här månaden?
• Att låta dina intressenter få en insyn under projektets gång skapar också ett viktigt förtroende mellan alla inblandande.
• Statursrapportering behövs även så att styrgruppen ledningen kan vidta åtgärder – kanske är det läge att se över budgeten?

Läs mer: Hur man skapar en vattentät projektplan steg för steg

Vilka är de vanligaste fallgroparna?

Så vilka är då de vanligaste fallgroparna när det kommer till statusrapportering?

Först och främst gäller det att ta reda på om företaget har en mall för statusrapportering. Om inte är det fritt fram att intervjua styrgruppen vad de vill ha med i rapporten.

Ett annat vanligt att man skriver en statusrapportering utan att specificera åtgärder/slutsatser. Har ni stött på problem på vägen? Skriv inte bara om själva problemet, utan ange även de åtgärder ni behöver ta.

Att inte ange rätt information om projektet är en annan fallgrop. Undvik onödig data som inte ger något och se till att ha koll på vad era intressenter tycker är viktigt i en statusrapportering.

Till sist är det vanligt att man svävar ut i texten, med för mycket detaljer som kanske inte ens är relevant. Kom till poängen, kortfattat.

Läs mer: Projektrapportering och projektportföljöverblick i molnet
issue_management-1

Så gör du en bra statusrapportering – tre tips

1. Tänk på mottagaren av rapporten. Du har fler mottagare, både team-medlemmar och utomstående intressenter ska kunna läsa och ta till sig det som står.
2. Håll informationen kortfattad och var tydlig. Man ska snabbt kunna bedöma status på projektet. Är allting på banan och om inte, varför är det så?
3. Använd rätt projektverktyg. Många verktyg saknar idag rätt stöd för komplexa projekt med många inblandade parter.

Med ett verktyg som till exempel Webforum, kan ni bland annat skapa automatiserade standardrapporter, följa budget och identifiera risker.

Använd rätt projektverktyg

Utan statusuppföljning kan du som projektledare enkelt missa att informera ledningsgruppen om viktiga åtgärder. Det är också lätt hänt att information faller mellan stolarna i långa mejltrådar. Den interna kommunikationen kan även bli lidande om ni använder olika verktyg eller över många kanaler. Därför är det viktigt att använda er av rätt projektverktyg som ger en enkel överblick över projektet.

Hur kan Webforum förbättra er statusuppföljning?

Webforum är ett heltäckande verktyg där du som projektledare kan skapa avancera genom att välja vilka fält som ingår i projektinformationen och hur status ska följas upp d och skräddarsydd projektrapportering. Istället för att lägga ner tid på att försöka analysera Excel-tabeller och sätta ihop fler olika rapporter kan du här ägna dig åt annat värdeskapande arbete. Alla rapporter genereras automatiskt och du har även möjlighet att se all rapportering i realtid. Du kan enkelt välja mellan olika rapporter, från budgetrapporter, arbetsbelastningsrapporter till framstegsrapporter samt skapa automatiserade standardrapporter, analysera resursbokningen och följa budget och tidslinje. 

Ladda ner e-bok: Framgångsrik ledning av komplexa projekt
komplexa projekt